Kassensystem Einzelhandel mit Scanner-Anbindung

Bei einem Kassensystem für den Einzelhandel hast Du die Wahl zwischen einer sogenannten offenen Ladenkasse (auch “Schubladenkasse” genannt) und einer elektronischen Registrierkasse.

Diese unterscheiden sich wie folgt:

• Bei der “Schubladenkasse" sprechen wir von einer Kasse ohne technische Funktionen, also z.B. einer abschließbaren Geldkassette oder einem Portemonnaie. Belege und Quittungen werden hier per Hand erstellt (oder gar nicht erst ausgegeben); ebenso wie der Kassenbericht am Ende des Tages.
• Eine elektronische Registrierkasse erledigt alle Aufzeichnungen automatisch und immer konform mit GoBD und KassenSichV. Die Unterlagen können auch einfach(er) für die Steuerberatung aufbereitet oder gleich per Knopfdruck im korrekten Dateiformat versendet werden.

Und die elektronische Registrierkasse ist die Zukunft: In ihrem Koalitionsvertrag vom 09.04.2025 haben CDU/CSU und SPD ab dem Jahr 2027 eine Registrierkassenpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 100.000 € vorgesehen. Das würde im Durchschnitt rund 8.333 € pro Monat entsprechen und betrifft damit fast alle Unternehmen im Einzelhandel.

Dabei unterscheidet man zwischen Registrierkassen mit offenen und geschlossenen sowie zwischen cloud- oder hardwarebasierten Systemen: In unserem Blogartikel findest Du die Unterschiede noch einmal genau aufgeschlüsselt.

Die  cloudbasierte Registrierkasse für den Einzelhandel von ready2order ist die einfachste Lösung: 

• Die Kassensoftware läuft auf jeder kompatiblen Hardware. 
• Alle Daten werden über die Cloud gespeichert und Du kannst von überall aus auf Deine Kasse zugreifen.
• Updates werden ohne technischen Aufwand für Dich aufgespielt, damit Du immer finanzamtkonform arbeiten kannst.

Ein Kassensystem für den Einzelhandel kostet zwischen 30 und 70 € monatlich für eine einfache, digitale Cloud-Lösung. Je nach Funktionsumfang, Anbieter und Branche kann der Betrag jedoch variieren. Komplettsysteme inklusive Hardware (Kassengerät, Kassenlade, Drucker, Scanner, Terminal) kosten einmalig zwischen 800 und 2.500 €. Zusätzliche Kosten entstehen oft durch Softwarelizenzen, Updates, Support oder erweiterte Funktionen. Auch spezialisierte Branchenlösungen können teurer sein. Es gibt auch Miet- oder Leasingmodelle. 

Wichtig ist, dass das Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen (z. B. KassenSichV in Deutschland) entspricht und leicht bedienbar sowie erweiterbar ist. 

Bei ready2order setzen wir generell auf eine transparente Kostenstruktur:

• Alle Funktionen für den Einzelhandel sind im Kassensystem-Abo enthalten.
• Unsere Software kannst Du als Jahres- oder Monats-Lizenz abonnieren.
• Unsere Kassengeräte kaufst Du einmalig. 
• Support und rechtliche Updates sind bei uns kostenlos.

Dabei ist das ready2order Kassensystem für den Einzelhandel mit 34,90 € im Jahresabo bzw 45,90 € im Monatsabo im mittleren Preissegment angesiedelt; dazu kommt das TSE-Paket für 14,90 € pro Monat. Darin sind alle Funktionen ohne versteckte Kosten enthalten; optional können Kassenbuch und Digitaler Beleg dazu gebucht werden. 

Die Hardware ist bei ready2order flexibel: Du kannst vorhandene Rechner, Tablets oder Smartphones (Windows und MacOS, Android und iOS) nutzen oder hauseigene ready2order Kassengeräte verwenden. Für letztere kommt eine einmalige Kaufgebühr zwischen 279 € für den kleinen readyMini bis 1.199 € für den stationären readyMax 2 dazu.

Auch für Kundensupport oder Updates/Techniker können je nach Anbieter Kosten anfallen: Bei ready2order ist beides inklusive und kostenlos.

Die wichtigsten Faktoren beim Kassenkauf im Einzelhandel sind der Funktionsumfang und die Finanzamtkonformität. Folgende Fragen solltest Du Dir stellen? 

• Hat die Kasse eine TSE und arbeitet sie nach KassenSichV und GoBD? Bonpflicht und Einzelaufzeichnungspflicht müssen erfüllt sein. Außerdem sollten regelmäßige Updates stattfinden, um Dein Kassensystem auf aktuellem Stand zu halten.
• Welche Funktionen brauchst Du? Produkt-Import per CSV oder Excel, Warenwirtschaft bzw. Lagerhaltung, Bestands-Alarm, Verkaufsstatistiken, Inventur, Rabatte, Gutscheinverwaltung, Datenexport für die Buchhaltung, Produktvariationen sowie Kunden- und Lieferantendatenbank gehören hier zu den Standardfunktionen, die auch ready2order mitbringt.
• Willst Du vorhandene Hardware nutzen? Dann brauchst Du ein offenes Kassensystem für den Einzelhandel wie das von ready2order, das Du auf eigenen Geräten oder auf firmeneigenen Kassengeräten nutzen kannst.
• Welche Geräte brauchst Du noch? Entsprechend sollte Deine Kasse mit Scanner, Bondrucker, Kartenterminal, Kundendisplay etc. erweiterbar sein oder diese Features bereits mitbringen.
• Welche Kosten fallen an? Hast Du einmalige oder wiederkehrende Kosten? Kaufst, mietest oder least Du Deine Kasse? Kannst Du alle Funktionen sofort nutzen oder treten versteckte Kosten auf, weil Du Funktionen freischalten musst?
• Gibt es einen Kundensupport? Wichtig ist, dass Du bei Fragen Unterstützung bekommst und der Kundenservice zum einen zu Deinen Geschäftszeiten erreichbar und zum anderen nicht mit Extrakosten verbunden ist.

Bei ready2order setzen wir auf ein transparentes Angebot:

• Alle wichtigen Funktionen für den Einzelhandel sind im Kassensystem-Abo enthalten.
• Kassenbuch und Digitaler Beleg sind optional zubuchbar.
• Barcode-Scanner, Bondrucker und Kartenterminal sind entweder bereits enthalten oder können angeschlossen werden; auch “Wiegeware” kannst Du verkaufen.
• Du kannst unsere hauseigenen Kassengeräte nutzen oder vorhandene Geräte verwenden. 
• Support und rechtliche Updates sind bei uns kostenlos.

Damit bringt ready2order ohne versteckte Kosten alles mit, was Du für den Einzelhandel brauchst.

Nein, noch musst Du kein elektronisches Kassensystem verwenden und eine offene Ladenkasse ist erlaubt. 

Allerdings haben CDU/CSU und SPD in ihrem Koalitionsvertrag vom 09.04.2025 ab dem Jahr 2027 eine Registrierkassenpflicht für Unternehmen angekündigt. Diese wird quasi für alle Unternehmen im Einzelhandel gelten, denn die Umsatzgrenze beträgt im Durchschnitt gerade einmal rund 8.333 € pro Monat und damit etwa 333 € pro Geschäftstag.

Damit möchten Staat und Finanzamt Steuerhinterziehung vorbeugen. Doch ein elektronisches Kassensystem hat auch für Unternehmer Vorteile:

• Alle Aufzeichnungen werden automatisch und finanzamtkonform vorgenommen. 
• Alle nötigen Daten können oft einfach per Klick und im geforderten Dateiformat an die Steuerberatung versendet werden. 
• Beides reduziert den Aufwand für Dich und spart damit Zeit und Geld. 
• Die TSE sorgt außerdem dafür, dass Deine Buchhaltung vom Finanzamt als korrekt angenommen wird. Bei Zweifeln liegt die Beweislast also nicht mehr bei Dir, sondern bei der Behörde.

Ja, noch ist die offene Ladenkasse erlaubt. 

Allerdings wollen CDU/CSU und SPD laut Koalitionsvertrag vom 09.04.2025 ab dem Jahr 2027 eine Registrierkassenpflicht für Unternehmen ab einem Jahresumsatz von über 100.000 € einführen. Dieser Betrag entspricht im Durchschnitt gerade einmal rund 333 € Umsatz pro Geschäftstag und betrifft damit flächendeckend fast alle Unternehmen im Einzelhandel.

Die KassenSichV beinhaltet, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem besitzen, dieses nach dem Kauf bei der Finanzbehörde melden müssen.

Folgende Regelungen und Fristen gelten:

• Seit dem 1. Januar 2025 steht das Verfahren zur Meldung der elektronischen Kassensysteme zur Verfügung.
• Alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.

• Alle ab dem 1. Juli 2025 angeschafften Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.

Nutzt Du nur ein elektronisches Aufzeichnungssystem – also nur Kassengeräte von ready2order –, dann können wir die Meldung ganz einfach für Dich übernehmen. Hier findest Du alle Infos zur Kassenmeldepflicht.

Ja: Um unsere Kassensoftware zu verwenden, ist der Kauf des zusätzlichen TSE-Pakets verpflichtend. 

Laut KassenSichV ist der Betrieb einer elektronischen Registrierkasse wie dem ready2order Kassensystem ohne Technische Sicherheitseinrichtung nicht zulässig. Mit unserem Cloud-System sorgen wir durch regelmäßige Online-Updates ohne Aufwand für Dich und ohne Techniker dafür, dass Deine Software rechtlich immer auf dem aktuellsten Stand ist.